Attività conciliativa svolta presso gli Ispettorati territoriali del lavoro: indicazioni operative


Il distanziamento sociale imposto dall’emergenza epidemiologica richiede l’introduzione di modalità “da remoto” attraverso le quali svolgere alcuni adempimenti rimessi agli Ispettorati territoriali del lavoro, con particolare riferimento alle procedure di conciliazione. Con nota n. 192/2020, l’INL detta le prime indicazioni in materia, specificando, sin da ora, che si sta perfezionando l’adozione di specifici applicativi e dotazioni informatiche che consentiranno di svolgere con maggior snellezza le attività in questione.


Procedure conciliative da remoto
Le modalità di svolgimento delle procedure di conciliazione da remoto devono assicurare la possibilità di identificare con certezza i soggetti partecipanti e l’unicità del verbale originale. Ciò anche in ragione del particolare effetto che il verbale produce, sotto il profilo delle rinunzie di cui agli artt. 2113 c.c. o in ragione della idoneità dello stesso a costituire titolo esecutivo.
Invito alla conciliazione
Ai fini dell’organizzazione da remoto della riunione occorre, in via preliminare, che l’Ufficio invii mediante email uno specifico invito alle parti e ai soggetti che li assistono, ove già conosciuti. Nell’invito si indicheranno la data della riunione e le condizioni per partecipare alla stessa, richiedendo la trasmissione dei documenti di identità delle parti; la necessità di dichiarare, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, il possesso dei poteri di rappresentanza di chi interviene per conto dell’impresa, ovvero della necessità di allegare la procura speciale del rappresentante del lavoratore o qualsiasi altro documento ritenuto necessario.
Nell’invito trasmesso dagli Ispettorati è inoltre dato avviso in ordine: alla durata massima della riunione; alla richiesta di indicare un recapito telefonico per essere contattati in caso di disguidi; al necessario possesso, da parte dei soggetti interessati alla conciliazione, di una stampante e di strumenti o applicazioni che rendano possibile la scannerizzazione dei documenti.
In allegato all’invito dovrà essere trasmessa l’informativa sulla privacy da compilare e firmare da ciascuna parte. Le parti dovranno altresì sottoscrivere la dichiarazione di adesione alla partecipazione alla conciliazione in videoconferenza, indicando l’indirizzo di posta elettronica (non PEC) da utilizzare per la riunione da remoto.
Una volta ricevuta risposta nel termine indicato, l’Ufficio provvederà ad inviare alle parti il link di collegamento al quale accedere.
Resta ferma la possibilità di ciascuna parte di riscontrare l’invito richiedendo la trattazione della conciliazione in presenza. In tal caso, non si darà luogo alla procedura da remoto e si provvederà a riprogrammare la riunione secondo le modalità tradizionali.


Svolgimento della riunione
Identificate le parti, il funzionario conciliatore avviserà le parti che non è ammessa l’attivazione della funzione di registrazione, al fine di garantire il rispetto della regolamentazione in materia di privacy. In caso di mancato rispetto del divieto potrà essere interrotta la riunione sino a quando non si provvederà all’eliminazione della registrazione effettuata.
Nel corso della riunione dovrà essere sempre garantita la possibilità delle parti di consultare separatamente i soggetti che li assistono. Nel verbale si dovrà sempre specificare la modalità di partecipazione da remoto, dei consensi acquisiti dalle parti, della loro identificazione e della modalità per l’apposizione della firma.
Al termine della riunione, il funzionario conciliatore dà lettura del verbale (di accordo o mancato accordo) condividendone il testo sulla piattaforma.


Definizione della procedura con accordo
In caso di accordo, la firma del verbale dovrà avvenire con sottoscrizione autografa, modalità che implica tuttavia la disponibilità di strumenti o applicazioni che rendano possibile la scannerizzazione del documento.
Ciascuna parte provvederà alla firma del verbale condiviso scannerizzando il documento firmato e trasmettendolo per email o PEC all’altra parte per la firma, la quale provvederà all’invio per email o PEC all’Ispettorato territoriale. Il funzionario conciliatore procederà quindi alla sottoscrizione manuale anche a fini di autentica delle firme delle parti.
È fatto obbligo alle parti di inviare, ai fini del deposito in Tribunale del verbale così formato, i verbali cartacei sottoscritti in originale al fine di consentirne l’acquisizione al fascicolo.


Definizione della procedura senza accordo
In caso di mancato accordo, il funzionario conciliatore darà atto dell’impossibilità di addivenire alla positiva definizione della procedura e provvederà, da solo, alla sottoscrizione del verbale.


Condivisione delle modalità con i Presidenti di Tribunali
Le modalità descritte vanno prudenzialmente condivise, specie con riguardo alla apposizione delle firme da remoto, con il Presidente del Tribunale di riferimento con il quale, in ogni caso, vanno altresì concordate le modalità di deposito dei verbali di conciliazione collegiale presso la cancelleria (preferibilmente tramite PEC).


Procedure di conciliazione in presenza
Qualora non sia possibile procedere con le modalità da remoto, le procedure conciliative “tradizionali” devono comunque limitare il più possibile la presenza di persone nei locali dell’Ispettorato. E’ indispensabile che partecipino alla riunione in presenza il funzionario conciliatore, il datore di lavoro o il suo procuratore legale e il lavoratore o il suo procuratore legale. Possono invece partecipare da remoto, mediante piattaforma, i membri della Commissione, il segretario e coloro che assistono le parti senza i poteri di procuratore. Va, naturalmente, assicurata nel corso dell’attività la possibilità per le parti di consultare in modo riservato i soggetti che prestano assistenza, se del caso anche rinviando la riunione.
Il deposito in Tribunale degli accordi, come già evidenziato, ove previsto, sarà effettuato secondo modalità da concordare con il Presidente del Tribunale.
Per l’adozione di ogni misura di carattere precauzionale delle riunioni in questione l’INL rinvia, in particolare, alla nota n. 6419 del 7 aprile, ferma restando l’introduzione di ogni ulteriore misura di carattere prevenzionistica da adottare secondo le consuete modalità partecipative.